مارک تواین می‌گوید: «بیش از 3 هفته طول می‌کشد تا برای یک سخنرانی بداهه خـوب آماده شوید.» اگر یک شخصیت برجسته ادبـی مانند مارک تـواین برای یک سخنرانـی بداهه چنیـن زمانی راصـرف می‌کند، ارائه مطالب کـاری بـرای ما عملی بسیار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن برای آن روز بزرگ، می‌توانید ویژگی‌های برنامه PowerPoint را با مهارت خود در ارائه مطالب ترکیب سازید. در این مقاله به چگونگی انجام این کار می‌پردازیم.
به منظور اینکه مطالب ارائه شده‌تان عادی و در عین حال با سازماندهی مناسب به نظر برسد، باید آن را چندین بار مرور کنید. برای انجام این کار به گونه‌ای کارآمد، برنامه PowerPoint، دارای یک ویژگی با نام Rehearse Timings است. از این ویژگی می‌توانید برای بررسی طول مدت زمان ارائه مطالب استفاده کرده و در ضمن اطمینان یابید که مدت زمان زیادی را بر روی هر اسلاید صرف نکرده‌اید.
بدین منظور در هر یک از نماهای Normal یا Slide Sorter، به ترتیب گزینه‌های Show و Rehearse Timings را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید بـا کلیک روی دکمـه Rehearse Timings در نـوار ابزار Slide Sorter (که هر زمان در نمای Slide Sorter، مطالب را مشاهده کنید، نمایش داده می‌شود)، آن را راه‌اندازی کنید. به محض انجام این کار، مطالب ارائه شده به صـورت Slide Show، آغـاز می‌شـوند و بـا نمـایـش نـوار ابـزار Rehearse Timings، تکمیل می‌شود. در این حالت، شما باید به توضیح در مورد اول اسلایدتان بپردازید؛ درست مانند آنکه این کار را در حضور عـده‌ای از افراد انجام می‌دهید. با کلیک ماوس به اسلاید بعدی بروید و سپس به توضیح اطلاعات موجود در اسلاید دوم بپردازید. این فرآیند را تا زمانی که کل مطالب ارائه شوند، تکرار کنید.
سپس یک کادر پیام ظاهر شده و طول کلی ارائه مطالب را مشخص خواهد کرد و از شما خواهد پرسید که آیا مایلید اسلایدها را زمان‌بندی کنید یا خیر. دکمه Yes را انتخاب کنید تا مطالب را در نمای Slide Sorter مشاهده کرده و ببینید در چه مدت زمانی هر اسلاید را نمایش داده‌اید. (اگر قصد دارید مجدداً این فرآیند را تکرار کرده و یا زمان‌بندی جدیدی را اعمال کنید، گزینه No را برگزینید).
در نهایت، به خاطر داشته باشید که ویژگی Rehearse Timings فقط یک ابزار است. اگر قصد دارید این مطالب را خودتان برای افرادی دیگر نمایش دهید ( به جای آنکه در کیوسک هایی نمایش داده شوند)، می‌توانید خودتان به صورت دستی سرعت هر اسلاید را مشخص کنید. به منظور انجام ایـن کـار، گزیـنه‌هـای Set Up Show > Slide Show را انتخاب کنید.
در بخش Advance Slides، گزینه Manually را انتخاب کنید. با کلیک روی دکمه OK، کادر محاوره‌ای Set Up Show را ببندید.
با قرار دادن اطلاعات بیش از حد، در هنگام ارائه مطالب خود از طریق PowerPoint ممکـن است ارائه مطالبتان را خـراب کنید. به منظور جلوگیـری از گیـج و یا کسل شدن مخاطبـان در مواجهه با حجم زیاد اطلاعات، جملات کاملی را با چندین کلمه ایجاد کرده و سپس با استفاده از بالت‌ها و بصورت لیست آنها را نمایش دهید.
خوشبختانه، استفاده از بالت‌ها در PowerPoint آسان است. برنامه PowerPoint به طور پیش فرض از چیدمان Title And Text بـرای تمامـی اسلایدهـای ارائه مطلب بهره می‌گیرد. اگر روی منوی Insert و سپس New Slide کلیک کنید، PowerPoint اسلاید جدیدی را با استفاده از این چیدمان ایجـاد می‌کند. روی کادر پایینـی اسلاید (متن) کلیـک کنید و متـن مـوردنظر برای اولین بـالت را وارد کنید. دکمه Enter را فشار دهید تا بالت دیگری ایجاد شود و همین روند را ادامه دهید.
همچنین می‌توانید بالت‌هایی را به متن فعلی اضافه کنید. به منظور انجام این کار، پاراگراف‌ها را انتخاب کرده و روی دکمه Bullets در نوار ابزار Format کلیک کنید. از آنجائیکه دکمه Bullets دو حالته است، می‌توانید با انتخاب پاراگراف‌های مناسب و سپس کلیک روی دکمه Bullets، بالت‌ها را حذف کنید. به منظور تغییر نحوه ظاهر شدن بالت‌ها، بالت‌های موجود در اسلاید را انتخاب کرده و به ترتیب گزینه‌های Format و Bullets And Numbering را انتخاب کنید. در کادر محاوره‌ای Bullets And Numbering روی زبانه Bulleted کلیک کرده و یک سبک بالت را انتخاب و سپس روی OK کلیک کنید.
همچنین می‌توانید از یک تصویر به عنوان بالت بهره ببرید. به منظـور انجام این کار، روی دکمه Picture در صفحه Bulleted در کادر محاوره‌ای Bullets And Numbering کلیک کنید. در کادر محاوره‌ای Picture Bullet پیمایش کنید تا تصویر گرافیکی یا فایل مورد نظر را یافته و روی آن دابل کلیک کنید. روش دیگر برای تغییـر بالت‌ها، بزرگ‌تر یا کوچک‌تر ساختن آنها به نسبت متن است. به صورت پیش فرض، اندازه بالت‌ها، 75% اندازه متن است. به منظور افزایش (یا کاهش) اندازه آنها، بالت‌ها را انتخاب کرده و سپس کادر محاوره‌ای Bullets And Numbering راباز کنید. در کادر متنی Size مقدار در صدی (از 25% تا 400%) را وارد کرده و سپس روی OK کلیک کنید.
در صورت لزوم از اعداد استفاده کنید
در حالی که بالت‌ها متداول‌ترین نشانه‌گذار در برنامه PowerPoint هستند، بهتر است زمانی که قصد دارید ترتیبی را نشان دهید(فرضاً دستور تهیه غذا یا طرز ایجاد دستگاهی را شرح دهید)، از اعداد استفاده کنید.
برای انجام این کار، ابتدا پاراگراف‌ها را انتخاب کرده و سپس روی دکمه Numbering کلیک کنید. برای حذف این اعداد، بار دیگر روی دکمه Numbering کلیک کنید. همچنین می‌توانید با کلیک روی دکمه Bullets، از حالت اعداد به بالت سوئیچ کنید.
برخی مطالعات نشان داده‌اند که افراد اطلاعات تصویری را 5 برابر بهتر از زمانی که همان اطلاعات به صورت متنی در اختیار آنها قرار داده شده باشد، یاد می‌گیرند. بنابراین چرا از تصاویر در ارائه مطلب خود استفاده نکنید؟ به عنوان مثال، اگر قصد دارید در مورد آلودگی هوای محلی صحبت کنید، تصاویر ماهی‌های مرده، بیشتر تاثیر‌گذار خواهد بود تا مجموعه‌ای از آمار.
به منظور وارد کردن یک تصویر دیجیتالی، ابتدا از منوی View، گزینه Normal را انتخاب کنید تا اسلاید در نمای Normal نمایش داده شود. سپس به ترتیب گزینه‌های Picture ،Insert و From File را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Insert Picture ظاهر شود. سپس تصویر مورد نظر را یافته و روی فایل دابل کلیک(2 بار کلیک متوالی) کنید تا آن را در اسلاید خود وارد کنید.
PowerPoint به صورت خودکار، تصویر را در اسلاید قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید از دستگیره‌های مربوطه برای تغییر اندازه تصویر بهره گیرید و یا روی تصویر دابل کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Format Picture نمایش داده شود. سپس روی زبانه Size کلیک کنید و اندازه‌های مربوطه را در کادرهای متنی Height و Width وارد کنید. روی OK کلیـک کنید تـا کـادر محاوره‌ای Format Picture بسته شود.
به منظور تـاثیر‌گذاری بیشتر، می‌تـوانید در تصاویـر تغییراتی ایجاد کنید تا به صـورت سایه‌دار روی اسلاید شما نمایش داده شوند. برای انجام این کار، روی عکس دابل کلیک کنید تا کادر محـاوره‌ای Format Picture نمایش داده شود. روی زبانه Picture کلیک کنید، سپس روی لیست بازشوی Color در بخش Image Control کلیک کرده و گزینه Wash-out را انتخاب کنید. به منظور مشاهده نحوه نمایش تصویر، روی دکمه Preview کلیک کنید. اگر آن افکت را پسندیدید، روی عکس کلیک راست کرده و از منوی میانبر، گزینه Order and Send To Back را انتخاب کنید.
منبع : ماهنامه وب
