ارائه جذابتر در ‏Powerpoint

مارک تواین می‌گوید: «بیش از 3 هفته طول می‌کشد تا برای یک سخنرانی بداهه خـوب آماده شوید.» اگر ‏یک شخصیت برجسته ادبـی مانند مارک تـواین برای یک سخنرانـی بداهه چنیـن زمانی راصـرف می‌کند، ‏ارائه مطالب کـاری بـرای ما عملی بسیار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن برای آن روز بزرگ، ‏می‌توانید ویژگی‌های برنامه ‏PowerPoint‏ را با مهارت خود در ارائه مطالب ترکیب سازید. در این مقاله به ‏چگونگی انجام این کار می‌پردازیم.‏

1. ‏ ‏زمان را کاهش دهید

به منظور اینکه مطالب ارائه شده‌تان عادی و در عین حال با سازماندهی مناسب به نظر برسد، باید آن را ‏چندین بار مرور کنید. برای انجام این کار به گونه‌ای کارآمد، برنامه ‏PowerPoint، دارای یک ویژگی با نام ‏Rehearse Timings‏ است. از این ویژگی می‌توانید برای بررسی طول مدت زمان ارائه مطالب استفاده کرده ‏و در ضمن اطمینان یابید که مدت زمان زیادی را بر روی هر اسلاید صرف نکرده‌اید.

بدین منظور در هر یک از نماهای ‏Normal‏ یا ‏Slide Sorter، به ترتیب گزینه‌های ‏Show‏ و ‏Rehearse Timings‏ ‏را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید بـا کلیک روی دکمـه ‏Rehearse Timings‏ در نـوار ابزار ‏Slide Sorter‏ (که ‏هر زمان در نمای ‏Slide‏ ‏Sorter، مطالب را مشاهده کنید، نمایش داده می‌شود)، آن را راه‌اندازی کنید. به ‏محض انجام این کار، مطالب ارائه شده به صـورت ‏Slide Show، آغـاز می‌شـوند و بـا نمـایـش نـوار ابـزار ‏Rehearse Timings، تکمیل می‌شود. در این حالت، شما باید به توضیح در مورد اول اسلایدتان بپردازید؛ ‏درست مانند آنکه این کار را در حضور عـده‌ای از افراد انجام می‌دهید. با کلیک ماوس به اسلاید بعدی بروید و ‏سپس به توضیح اطلاعات موجود در اسلاید دوم بپردازید. این فرآیند را تا زمانی که کل مطالب ارائه شوند، ‏تکرار کنید.

سپس یک کادر پیام ظاهر شده و طول کلی ارائه مطالب را مشخص خواهد کرد و از شما خواهد پرسید که ‏آیا مایلید اسلایدها را زمان‌بندی کنید یا خیر. دکمه ‏Yes‏ را انتخاب کنید تا مطالب را در نمای ‏Slide Sorter‏ ‏مشاهده کرده و ببینید در چه مدت زمانی هر اسلاید را نمایش داده‌اید. (اگر قصد دارید مجدداً این فر‌آیند را ‏تکرار کرده و یا زمان‌بندی جدیدی را اعمال کنید، گزینه ‏No‏ را برگزینید).

در نهایت، به خاطر داشته باشید که ویژگی ‏Rehearse Timings‏ فقط یک ابزار است. اگر قصد دارید این ‏مطالب را خودتان برای افرادی دیگر نمایش دهید ( به جای آنکه در کیوسک‌ هایی نمایش داده شوند)، ‏می‌توانید خودتان به صورت دستی سرعت هر اسلاید را مشخص کنید. به منظور انجام ایـن کـار، ‏گزیـنه‌هـای ‏Set Up Show‏ > ‏Slide Show‏ را انتخاب کنید.

در بخش ‏Advance Slides، گزینه ‏Manually‏ را انتخاب کنید. با کلیک روی دکمه ‏OK، کادر محاوره‌ای ‏Set Up ‎Show‏ را ببندید.‏

2. قدرت لیست ها (استفاده از بالت‌)

با قرار دادن اطلاعات بیش از حد، در هنگام ارائه مطالب خود از طریق ‏PowerPoint‏ ممکـن است ارائه ‏مطالبتان را خـراب کنید. به منظور جلوگیـری از گیـج و یا کسل شدن مخاطبـان در مواجهه با حجم زیاد ‏اطلاعات، جملات کاملی را با چندین کلمه ایجاد کرده و سپس با استفاده از بالت‌ها و بصورت لیست آنها را نمایش دهید.

خوشبختانه، استفاده از بالت‌ها در ‏PowerPoint‏ آسان است. برنامه ‏PowerPoint‏ به طور پیش فرض از ‏چیدمان ‏Title And Text‏ بـرای تمامـی اسلایدهـای ارائه مطلب بهره می‌گیرد. اگر روی منوی ‏Insert‏ و ‏سپس ‏New Slide‏ کلیک کنید، ‏PowerPoint‏ اسلاید جدیدی را با ‏استفاده از این چیدمان ایجـاد می‌کند. روی کادر پایینـی اسلاید (متن) کلیـک کنید و متـن مـوردنظر برای ‏اولین بـالت را وارد کنید. دکمه ‏Enter‏ را فشار دهید تا بالت دیگری ایجاد شود و همین روند را ادامه دهید.

همچنین می‌توانید بالت‌هایی را به متن فعلی اضافه کنید. به منظور انجام این کار، پاراگراف‌ها را انتخاب ‏کرده و روی دکمه ‏Bullets‏ در نوار ابزار ‏Format‏ کلیک کنید. از آنجائیکه دکمه ‏Bullets‏ دو حالته است، ‏می‌توانید با انتخاب پاراگراف‌های مناسب و سپس کلیک روی دکمه ‏Bullets، بالت‌ها را حذف کنید. به منظور ‏تغییر نحوه ظاهر شدن بالت‌ها، بالت‌های موجود در اسلاید را انتخاب کرده و به ترتیب گزینه‌های ‏Format‏ و ‏Bullets And Numbering‏ را انتخاب کنید. در کادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ روی زبانه ‏Bulleted‏ ‏کلیک کرده و یک سبک بالت را انتخاب و سپس روی ‏OK‏ کلیک کنید.

همچنین می‌توانید از یک تصویر به عنوان بالت بهره ببرید. به منظـور انجام این کار، روی دکمه ‏Picture‏ در ‏صفحه ‏Bulleted‏ در کادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ کلیک کنید. در کادر محاوره‌ای ‏Picture Bullet‏ ‏پیمایش کنید تا تصویر گرافیکی یا فایل مورد نظر را یافته و روی آن دابل کلیک کنید. روش دیگر برای تغییـر ‏بالت‌ها، بزرگ‌تر یا کوچک‌تر ساختن آنها به نسبت متن است. به صورت پیش فرض، اندازه بالت‌ها، 75% ‏اندازه متن است. به منظور افزایش (یا کاهش) اندازه آنها، بالت‌ها را انتخاب کرده و سپس کادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ راباز کنید. در کادر متنی ‏Size‏ مقدار در صدی (از 25% تا 400%) را وارد کرده و ‏سپس روی ‏OK‏ کلیک کنید.

در صورت لزوم از اعداد استفاده کنید 

در حالی که بالت‌ها متداول‌ترین نشانه‌گذار در برنامه ‏PowerPoint‏ هستند، بهتر است زمانی که قصد دارید ‏ترتیبی را نشان دهید(فرضاً دستور تهیه غذا یا طرز ایجاد دستگاهی را شرح دهید)، از اعداد استفاده کنید.

برای انجام این کار، ابتدا پاراگراف‌ها را انتخاب کرده و سپس روی دکمه ‏Numbering‏ کلیک کنید. برای حذف ‏این اعداد، بار دیگر روی دکمه ‏Numbering‏ کلیک کنید. همچنین می‌توانید با کلیک روی دکمه ‏Bullets، از ‏حالت اعداد به بالت سوئیچ کنید.‏

3. یک تصویر برابر با هزار کلمه است

برخی مطالعات نشان داده‌اند که افراد اطلاعات تصویری را 5 برابر بهتر از زمانی که همان اطلاعات به صورت ‏متنی در اختیار آنها قرار داده شده باشد، یاد می‌گیرند. بنابراین چرا از تصاویر در ارائه مطلب خود استفاده ‏نکنید؟ به عنوان مثال، اگر قصد دارید در مورد آلودگی هوای محلی صحبت کنید، تصاویر ماهی‌های مرده، ‏بیشتر تاثیر‌گذار خواهد بود تا مجموعه‌ای از آمار. 

به منظور وارد کردن یک تصویر دیجیتالی، ابتدا از منوی ‏View، گزینه ‏Normal‏ را انتخاب کنید تا اسلاید در ‏نمای ‏Normal‏ نمایش داده شود. سپس به ترتیب گزینه‌های ‏Picture ‎،Insert‏ و ‏From File‏ را انتخاب کنید تا ‏کادر محاوره‌ای ‏Insert Picture‏ ظاهر شود. سپس تصویر مورد نظر را یافته و روی فایل دابل کلیک(2 بار کلیک متوالی) کنید تا آن ‏را در اسلاید خود وارد کنید.

PowerPoint‏ به صورت خودکار، تصویر را در اسلاید قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید از دستگیره‌های مربوطه ‏برای تغییر اندازه تصویر بهره گیرید و یا روی تصویر دابل کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ نمایش ‏داده شود. سپس روی زبانه ‏Size‏ کلیک کنید و اندازه‌های مربوطه را در کادرهای متنی ‏Height‏ و ‏Width‏ وارد ‏کنید. روی ‏OK‏ کلیـک کنید تـا کـادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ بسته شود.

به منظور تـاثیر‌گذاری بیشتر، می‌تـوانید در تصاویـر تغییراتی ایجاد کنید تا به صـورت سایه‌دار روی اسلاید ‏شما نمایش داده شوند. برای انجام این کار، روی عکس دابل کلیک کنید تا کادر محـاوره‌ای ‏Format Picture‏ ‏نمایش داده شود. روی زبانه ‏Picture‏ کلیک کنید،‌ سپس روی لیست بازشوی ‏Color‏ در بخش ‏Image ‎Control‏ کلیک کرده و گزینه ‏Wash-out‏ را انتخاب کنید. به منظور مشاهده نحوه نمایش تصویر، روی دکمه ‏Preview‏ کلیک کنید. اگر آن افکت را پسندیدید، روی عکس کلیک راست کرده و از منوی میانبر، گزینه ‏Order ‎and Send To Back‏ را انتخاب کنید.‏

‏منبع : ماهنامه وب